Gérer son temps et s’organiser: résilience du manager
novembre 30, 2020
Bien gérer son temps et savoir s’organiser: quelques conseils pour les managers et collaborateurs en télétravail
(Quatrième article de notre série Leadership / Management à distance)
Nos articles précédents ont porté sur la performance individuelle, l’autonomie, la responsabilisation et la mesure de performance des collaborateurs en télétravail. Dans ce quatrième article, nous traitons un autre enjeu, celui de la gestion du temps et de l’équilibre à trouver pour concilier vie professionnelle/vie privée quand nous travaillons à domicile.
La maitrise de son temps devient cruciale
A l’heure du travail à distance, du fait de plus de responsabilisation et d’autonomie, il est essentiel pour les managers et les collaborateurs de savoir gérer leur temps et s’organiser pour être efficace dans la durée.
En effet, avec le télétravail, il est nécessaire que les collaborateurs soient plus autonomes, soient capables de se débrouiller seuls, de trouver des solutions par eux-mêmes.
De même, on ne peut plus organiser des réunions comme auparavant quand ses équipes étaient physiquement présentes. Par conséquent, cela requiert plus de formalisme avec une place plus prépondérante des écrits dans les échanges. L’augmentation des écrits est consommateur de temps.
A cela s’ajoute le risque plus élevé de distraction lorsque le collaborateur travaille à son domicile. Ceci lui demande plus d’efforts pour se concentrer.
Il en résulte des pertes de temps ou un temps nécessaire accru pour effectuer le même type de tâches.
L’absence d’organisation et une mauvaise gestion de son temps peuvent entrainer pour l’entreprise 3 risques principaux :
- un allongement des délais.
- une moindre qualité du travail effectué.
- un épuisement plus rapide des collaborateurs.
Nombreux sont convaincus que l’entreprise de demain sera celle qui ménagera vraiment du temps libre pour la vie privée et de l’autonomie aux salariés. Toute organisation devra être à la recherche de cet équilibre.
Or, c’est vous en tant que dirigeant qui avez la responsabilité de façonner et de faire respecter les valeurs de votre entreprise.
En outre, l’entreprise de demain sera aussi celle qui donnera des outils à ses collaborateurs pour optimiser leur temps. Ces outils leur permettront d’être efficaces sans s’épuiser, de se donner des temps de break dans la journée.
Attention également à ne pas revenir aux temps anciens du taylorisme. Surveiller les temps de connexion ou le volume traité est révolu, puisque nous voulons responsabiliser les collaborateurs.
Comment faire pour avoir un fonctionnement résilient et efficace de l’équipe par rapport au facteur temps ?
Vous l’aurez compris, le télétravail demande une grande responsabilité en termes de gestion de son temps et de sa charge de travail. Bien organisé, le travail à domicile favorise une bonne conciliation entre vie privée et vie professionnelle.
Le manager doit accompagner ses collaborateurs pour que ceux-ci sachent structurer l’emploi du temps de leur journée compte tenu de leur charge de travail, des tâches à effectuer dans la journée.
Bien entendu, après avoir défini et adapté les rôles de chacun, les responsabilités et objectifs, il sera plus aisé pour le collaborateur d’établir les priorités en fonction de son rôle à jouer dans l’équipe.
Pour cela, il pourra tenir compte de certains critères pour hiérarchiser ses tâches comme leur valeur ajoutée, leur faisabilité et leur échéance.
L’organisation : le maître mot
Se mettre au travail peut être beaucoup plus difficile chez soi qu’à l’extérieur. Ne pas se laisser distraire par la dizaine de choses à faire au moment où vous aviez prévu de vous mettre au travail.
Le cadre de travail est important. Quand le télétravail n’est pas temporaire, est-ce que vos collaborateurs peuvent délimiter un espace réservé au travail, ergonomique où les autres membres de la famille n’interfèrent pas?
Compartimentez les récréations et les pauses dans l’emploi du temps. Déjouez les tueurs d’attention et alternez les tâches. Réservez du temps pour une activité physique.
Une coordination proactive et proche du terrain
Le manager doit planifier des points de coordination entre les collaborateurs à des fréquences régulières. Il faut aussi prévoir des points de suivi et d’orientation réguliers.
Si des problèmes surviennent, le manager fera également des réunions de prise de décision ou de résolution de problème.
En parallèle, les collaborateurs doivent continuer à échanger. Ils organisent des rencontres virtuelles pour discuter tout simplement ou prendre des nouvelles.
Veiller également à ce que les collaborateurs trouvent de la satisfaction dans le télétravail. Ils doivent sentir que leur efficacité s’améliore grâce à du mentoring ou du co-développement. Tout ceci permet d’avoir des collaborateurs motivés, ayant toujours de l’énergie pour se mobiliser et se concentrer.
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Vous désirez accompagner vos managers pour aider leurs collaborateurs à gérer leur temps. Grâce à notre vécu, nous pouvons vous aider. Contactez-nous dès maintenant!